Il Self Check-in, o check-in automatico, sta rapidamente diffondendosi nel settore del turismo e dell’hotellerie come un nuovo metodo di ospitalità virtuale. Questa innovativa soluzione sfrutta le tecnologie per consentire agli ospiti di accedere autonomamente a un appartamento o a una camera senza la necessità di interventi fisici da parte del padrone di casa, del titolare o del personale della struttura.
Le statistiche dimostrano chiaramente che si tratta di una grande rivoluzione, in quanto consente agli host di ottimizzare i tempi, i costi e la gestione del lavoro, offrendo un servizio innovativo molto apprezzato dagli ospiti.
Il Self Check-in non è solo una comoda alternativa all’accoglienza di persona, ma si è trasformato in un servizio necessario per coloro che arrivano oltre l’orario di check-in o per chi non può essere fisicamente presente al momento dell’arrivo degli ospiti.
Esploriamo i vantaggi del Self Check-in per hotel, B&B e case vacanze e scopriamo come le strutture ricettive possono sfruttare i benefici di questo potente strumento per migliorare l’esperienza degli ospiti e ottimizzare la gestione delle loro attività.
Indice dei Contenuti
Meno lavoro, meno errori
Il Self Check-in riduce la necessità di un intervento diretto del personale di accoglienza, consentendo di concentrarsi su altre attività e fornire un servizio più personalizzato agli ospiti che ne hanno bisogno.
Inoltre, la maggior parte dei servizi di self check-in, permette l’integrazione con i principali applicativi per gli adempimenti burocratici, come il Portale Alloggiati della Questura ed i portali ISTAT, automatizzando le comunicazioni alle autorità competenti garantendo una maggiore velocità e meno probabilità di errori.
Pagamenti online sicuri
Gestire i pagamenti in modo sicuro e conveniente attraverso piattaforme online, riduce il rischio di contanti o carte di credito in loco. In più, la tassa di soggiorno viene calcolata in automatico in base al numero di notti di soggiorno e al numero di ospiti.
Più privacy per gli ospiti
Il Self Check-in offre la possibilità di una migliore interazione tra gli ospiti e la struttura, nonostante l’assenza di un’accoglienza fisica. Questo avviene attraverso le comunicazioni pre-check-in, in cui vengono fornite tutte le informazioni necessarie per un soggiorno confortevole.
Sebbene l’accoglienza di persona possa aggiungere un valore speciale, è importante considerare che non tutti gli ospiti desiderano questa modalità e che è comunque possibile avere interazioni personali in un secondo momento, senza necessariamente svolgere il check-in di persona.
Più flessibilità
Il Self Check-in offre agli ospiti un’esperienza di arrivo più autonoma, consentendo loro di accedere alla struttura in base alle proprie esigenze e orari. Questo significa che possono effettuare il check-in a qualsiasi ora, offrendoti maggiore flessibilità per adattarti alle loro necessità.
Se ci sono ritardi o cambi di programma, non ci sarà alcun problema. Immagina se l’orario concordato per il check-in fosse alle 15:00, ma l’ospite subisce un ritardo nel volo e arriva in struttura alle 22:00… questo potrebbe causarti problemi. Tuttavia, con il Self Check-in, non ci sono inconvenienti: gli ospiti possono entrare quando desiderano!
Maggiore visibilità sulle OTA
L’adozione del Self Check-in può migliorare la visibilità della struttura su piattaforme di prenotazione online, poiché molte di queste mostrano le strutture che offrono questa opzione come preferite dagli ospiti.
Sbarazzati dei check-in di persona al di fuori dell'orario stabilito. Con il Self Check-in, puoi offrire maggiore flessibilità e ridurre i problemi!
Le principali soluzioni
Smart Lock
I lucchetti o serrature intelligenti si integrano con la tecnologia smart home e consentono agli ospiti di accedere alla struttura utilizzando un codice, una chiave virtuale o un’app mobile. Questi lucchetti possono essere controllati e gestiti a distanza, offrendo maggiore sicurezza e facilità d’uso. Vediamo alcuni dei provider disponibili:
Vikey, startup italiana presente in sei paesi e con più di 3.500 dispositivi venduti, è una delle migliori soluzioni di self check-in.
Lo smart lock si installa in dieci minuti sulla porta, al posto del cilindro europeo, e rende la serratura completamente digitale. Non sono richiesti permessi condominiali perché viene installato sulla porta dell’appartamento o della stanza dell’hotel. C’è anche la possibilità di automatizzare l’apertura del citofono.
Per ogni prenotazione si creano automaticamente il link alla web app e il codice univoco, validi solo da check-in a check-out, che serviranno per aprire le porte degli appartamenti a distanza o sul posto, tramite smartphone.
Integra il sistema con il tuo PMS per una sincronizzazione automatica delle prenotazioni. Guida gli ospiti attraverso il processo di check-in con l’interfaccia intuitiva della web app Vikey. Richiedi documenti e conferma l’identità tramite videocall.
Invia automaticamente le schedine alloggiati e gestisci i pagamenti online in modo sicuro. Firma il contratto tramite OTP e personalizza la comunicazione con i tuoi ospiti. Offrono anche una vasta gamma di dispositivi domotica, come Termostato smart, Controllo smart condizionatore, rilevatore di fumo etc.
Prezzo: attorno ai 350€ per la prima installazione + 19,90€/mese
Nuki, una rinomata serratura intelligente premiata a livello internazionale, offre una gamma di serrature elettroniche aggiornabili per consentire agli ospiti di accedere facilmente alle strutture ricettive tramite autorizzazioni digitali.
Montata internamente, la serratura Nuki è discreta dall’esterno e gestisce l’apertura automatica e la chiusura della porta. Offre anche la generazione automatica di codici e l’integrazione con PMS e Airbnb.
Sebbene sia una soluzione elegante, ha un costo leggermente più alto. Tuttavia, tramite il servizio SMART HOSTING SET, è possibile generare chiavi API per l’integrazione con altri servizi, come Checkin, Octorate etc. per automatizzare gli adempimenti burocratici.
Prezzo: attorno ai 400€ + 69€ all’anno per le API (il primo anno è gratuito).
Ok Home ha sviluppato una tecnologia brevettata che consente di automatizzare l’accesso alla struttura sia in modalità online (dal proprio smartphone tramite web App, l’ospite non deve scaricare alcunché), sia in modalità offline (con codice, utilizzando tecnologia radio, più stabile delle soluzioni Bluetooth).
Montata internamente come Nuki, non risulta nulla al di fuori se non il tastierino numerico. Possibile installare pomello motorizzato oppure incontro elettrico.
Integrazione con chiavi API con tanti PMS, ma anche l’opzione Check-in online, reception virtuale e controllo consumi.
Prezzo: propone un acquisto totale dei dispositivi sui 700€ oppure noleggio con riscatto a 150€ iniziali + 40€ mensili (a seconda dei servizi e dispositivi installati).
Cassetta di sicurezza per chiavi
Una soluzione semplice per consentire agli ospiti di accedere autonomamente alla struttura è l’installazione di una cassetta di sicurezza per chiavi, comunemente chiamata “lock box”. Questa può essere un contenitore con lucchetto o una scatola da attaccare al muro vicino all’ingresso. Fornendo agli ospiti un codice di accesso, possono facilmente entrare autonomamente. È importante cambiare regolarmente il codice per garantire la sicurezza e evitare sorprese indesiderate. Questo metodo è pratico e semplice da gestire.
Deposito chiavi KeyNest
KeyNest presenta una nuova soluzione per la gestione delle chiavi. I punti KeyNest, situati presso negozi e attività locali, offrono un deposito sicuro per le chiavi, consentendo a chiunque di ritirarle in qualsiasi momento. La rete di punti KeyNest è costituita da negozi indipendenti come giornalai e bar.
Le chiavi vengono affidate al personale qualificato presso i punti KeyNest e riposte in cassette di sicurezza. Telecamere di sicurezza sono posizionate vicino ai nostri locker automatici, garantendo la protezione delle chiavi. Il sistema di KeyNest utilizza portachiavi con chip criptati per monitorare ogni deposito e ritiro di chiavi. I codici di ritiro sono monouso, garantendo che le chiavi non possano essere ritirate con codici già utilizzati.
Prezzo: 19,95+IVA al mese per chiave.
Il Self Check-in non è solo una comoda alternativa all'accoglienza di persona, ma si è trasformato in un servizio necessario per coloro che arrivano oltre l'orario di check-in o per chi non può essere fisicamente presente al momento dell'arrivo degli ospiti.
Considerazioni finali
In conclusione, il self check-in rappresenta una soluzione sempre più diffusa nel settore dell’ospitalità, offrendo numerosi vantaggi sia per i proprietari di strutture ricettive che per gli ospiti. Questo metodo di accoglienza autonomo consente una maggiore flessibilità e comodità per gli ospiti, che possono effettuare il check-in in qualsiasi momento e senza dipendere dalla presenza fisica del padrone di casa.
Allo stesso tempo, i proprietari possono alleggerire il carico di lavoro della reception, risparmiare tempo e denaro e migliorare l’efficienza operativa. Nonostante l’assenza di un’accoglienza di persona, il self check-in può ancora favorire un’interazione positiva tra gli ospiti e la struttura, grazie alla comunicazione anticipata e personalizzata.
Tuttavia, è importante trovare il giusto equilibrio tra l’automazione e l’attenzione al cliente, mantenendo un supporto disponibile per eventuali necessità. Nel complesso, il self check-in si conferma come una soluzione conveniente e moderna per semplificare l’esperienza degli ospiti e migliorare l’efficienza operativa delle strutture ricettive.
2 risposte
Articolo interessante, ma i tempi di attesa sia per istallazione che assistenza di VIKEY sono lunghi e non sempre i citofoni sono compatibili. vi conviene chiamare subito e prendere appuntamento o si attendono mesi
Ciao Matteo, di solito riesci ad avere tutto pronto con Vikey entro due, massimo tre settimane. Sì, potrebbero non essere i più veloci, ma potrebbe essere che li hai contattati in un periodo molto impegnativo. In ogni caso, se cerchi una soluzione più immediata, con Nuki puoi installare tutto da solo, quindi potrebbe essere una scelta migliore.